Monissa yrityksissä on tapahtunut dramaattisin muutos työskentelyssään vuosikymmenien ajan – ellei viimeaikaisessa ihmishistoriassa. Ei vuoden 1919 pandemian jälkeen maailma kokenut kolossaalisen ja äkillisen muutoksen siinä, missä ja missä työntekijät työskentelevät ja miten he ovat yhteydessä toisiinsa.
Siellä on vinkkejä hyvistä uutisista. Jonain päivänä palaamme normaaliin tapaan, ja pandemian leviämisellä on joitain merkkejä joillakin alueilla. On kuitenkin myös merkkejä siitä, että pandemia on yleistymässä paikoissa, kuten Ranska ja Japani. Yksi asia on varma – työntekijät työskentelevät kotona lähitulevaisuudessa ja on viisasta kehittää pitkän aikavälin suunnitelmia. Nämä vinkit voivat auttaa sinua kehittämään strategian nyt sen sijaan, että toivoisi ongelman häviävän.
1. Kehitä vankka videoviestintästrategia
Ensisijainen tavoite on ennen kaikkea lukitseminen videoneuvottelutyökaluun, jota kaikki käyttävät. Tämä on ensimmäinen askel, koska jokaisen yrityksen on selvitettävä, kuinka kommunikoida tavalla, joka toistaa henkilökohtaisen yhteydenpidon. Tähän on työntekijöiden mielenterveyden syitä, toiminnan jatkuvuuden syitä – ja yrityksen kannalta taloudellisia syitä. Ilman tavallista tapaa yhdistää videoita – olipa kyseessä yksi-yksi, pienemmissä ryhmissä tai kokonaisena yrityksenä – syntyy välittömiä ongelmia. Kummallista kyllä, monet yritykset eivät ole vielä tehneet tätä ja luottavat useisiin videokeskustelusovelluksiin, kuten Skype, Zoom ja jopa Apple FaceTime.
Ongelmana on, että usein ei ole strategiaa miten tämä toimii – kuka on maksanut tilit organisaatiossa, onko olemassa suojausstandardeja vai toimivatko videokeskustelu-sovellus tuetuilla laitteilla. Sitä ei usein dokumentoida ja kommunikointia on vähän, lähinnä siksi, että tämä massiivinen siirtyminen etätyöhön vei niin monet meistä yllätyksenä. Vaikka on olemassa joitakin standardisovelluksia ja hyvä viestintä, se ei ole riittävän vahva käsittelemään sellaisia asioita kuin koko yrityksen kokous tai menetelmä kiireellisten tietojen välittämiseen.
2. Tee ilmatiivis työntekijä kotona työskentelevästä sopimuksesta
Oikeudelliset asiantuntijat ovat kertoneet Ditching.comille, että etätyösopimus ei ole enää valinnainen. Ongelmana on, että monilla yrityksillä ei ollut pandemiaa edeltävää työpaikkaa kaikille työntekijöille tai se ei käsitellyt ongelmaa kokonaan. Suurin osa on kokeillut täällä ja siellä etätyöskentelyllä, mutta ei tässä mittakaavassa. On tärkeää kehittää sopimus osana pitkäaikaista suunnitteluasi, alkaen työntekijöiden terveyttä ja turvallisuutta koskevasta osiosta. Tämä suojaa heitä ja selventää yrityksen asemaa, mutta suojaa myös työnantajaa siinä suhteessa, kuinka paljon yritys vastaa työntekijöiden hyvinvoinnista. (Oikeudellisten asiantuntijoiden mukaan yrityksen on silti varmistettava, että työntekijällä on turvallinen ja terveellinen työympäristö, jopa kotoa.)
Sopimuksen tulisi laajentua monille muille alueille. Sen pitäisi vastata esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin: kuka vastaa kaikista liiketoiminnan laajakaistapalveluista ja mihin hintaan? Jos työntekijän myöntämä yrityskannettava tietokone vahingoittuu, kenen pitäisi maksaa korjauksista ja kuinka nopeasti? Kuinka monta tuntia työntekijän tulisi työskennellä ja kuinka joustava on järjestely aikaansaan päivän aikana? Mitä enemmän sopimuksessa selvennetään, mitä kotona työskenteleminen tarkoittaa, sitä parempi. Tärkeää on myös olla kiirettämättä tätä sopimusta – kun kyse on pitkäaikaisesta työstä kotoa -eskenaariossa, jossa kaikki ovat kaukana, sopimuksen on oltava riittävän vankka säätämään myrskyä useiden kuukausien tai jopa vuoden etätyön ajan.
3. Vähennä etätyön virtaviivaistamiseen käyttämiäsi sovelluksia ja työkaluja
Yksi äkillinen toteutus monille yrityksille on, että ne luottavat liian moniin yrityssovelluksiin ja -palveluihin. Jotkut yritykset sallivat useita pilvitallennuspalveluita, kuten Dropbox ja Microsoft Onedrive, eri joukkueille tarjoamiensa pilvitallennusten lisäksi omalla tietokeskuksellaan tai Amazonista. Tämä oli hämmentävä tilanne ennen pandemiaa. Yrityksen tekosyy oli, että se auttoi työvoimaa liikkumaan ja pysymään yhteydessä.
Ei enää. Työntekijöiden käyttämät sovellukset (joko yrityksen seuraamukset tai muut) ovat luoneet vielä enemmän sekaannusta ja kaaosta etenkin asiakaspalvelusi ja IT-hallintosi suhteen. Paitsi, että on vaikea tukea niin monia sovelluksia, myös työntekijät ovat hämmentyneitä ja vähemmän tuottavia. Yhden päivän aikana he voivat vaihtaa Microsoft Teamsin ja Slackin välillä, siirtyä Skype-puheluun ja käyttää sitten Zoomaa iPhonessaan toiseen kokoukseen. Se luo kiireisen työympäristön. Ikä vanha käsite “tavallinen työpöytä” on yhtäkkiä tullut paljon tärkeämmäksi myös pienille yrityksille, joilla on “kaikki käy” asenne. On paljon parempi lukua ennustettavampaan sovellusten ja palveluiden sarjaan.
4. Mielenterveys
On yksi viimeinen kohta, joka tehdään yrityksen etätyöntekijöiden pitkän aikavälin vaikutuksista. On kriittistä, että ajattelet mielenterveyttä. Kotoa työskenteleminen viikon tai kahden ajan ei ole liian dramaattista, mutta kun työntekijät työskentelevät etäyhteydessä kuukausia, se voi aiheuttaa jännitteitä ja stressiä, joita ei aiemmin ollut. Jopa ne, jotka ovat työskennelleet kotoa vuosia tai vuosikymmeniä, voivat yllättyä kotona työskentelyn mielenterveydellisistä vaikutuksista, kun et saa tavata ihmisiä kahvilassa tai käydä ostoksilla kauppakeskuksessa hengähdystaukoksi..
Kaikissa pitkän aikavälin strategioissa olisi käsiteltävä tätä asiaa. Voi olla tapoja ottaa käyttöön jonkin verran työpäivää, lisätä aikaa Zoom-kokouksiin “jutella” tai juoda kahvia yhdessä. Voit harkita ylimääräisten hoitopakettien lähettämistä työntekijöille tai pitää enemmän Facebook Live -istuntoja sen sijaan, että kokoat vain Skypen tai Zoomin kautta.
Sen ei pitäisi olla pieni lisä liiketoimintastrategiaan, vaan edessä ja keskellä – kuinka pitää työntekijät kiinni ja keskittyneinä, kuinka antaa heille riittävät tauot ja marginaalit, miten kehittää henkilökohtaisia suhteita ja hoitaa heitä ilman jatkuvia työoireita. Työntekijät, jotka pitävät hauskaa yhdessä – jopa etäyhteydessä – työskentelevät paremmin yhdessä.
- Olemme esitellyt parhaan tuottavuusohjelmiston
- Etäkäyttö VPN: t – mitä ne ovat ja mikä on paras
Jatka lukemista seuraavalla sivulla
