Nyt virtuaalimaailmassa elämisen ei tarvitse olla niin rajoittavaa. Vaikka on totta, että monet meistä ovat itsenäistyneitä ja tekevät työtä liiketoiminnan kannettavan tietokoneen ja Zoom-chatin avulla, on olemassa tapoja järjestää virtuaalitapahtuma yrityskokouksille, videoneuvotteluille, tuoteesittelyille tai jopa täysimittaisille aloitusjuhlat. Yrityksen johtajina meidän ei tarvitse ihmetellä, ohittavatko ihmiset tapahtuman tai edes välttävätkö osallistumista, koska parempia vaihtoehtoja on.
Onneksi monet todellisen henkilökohtaisen tapahtuman periaatteet ja käsitteet koskevat edelleen virtuaalitapahtuman pitämistä – heti välipaloja ja kahvia sekä tutustumisen aikaa. On hyvä idea jäljitellä niin paljon kuin mahdollista, jotta ihmiset voivat tuntea olonsa mukavaksi ja osallistua, ja myös niin, että he pysyvät mukana tapahtumassa eivätkä pudota yhtäkkiä.
Vaikka teknisiä esteitä saattaa olla muutamia, on silti mahdollista sitoutua joukkoihin tavalla, joka on tehokas ja tuottava ja johtaa samantasoiseen menestykseen. Tärkein osa tätä on tahallisuus – ymmärtäminen, että ihmiset ovat huolissaan ja stressaantuneita maailmanlaajuisesta pandemiasta ja että heillä on monia asioita, jotka kilpailevat huomionsa puolesta. Kun tapahtumaan on virtaviivainen lähestymistapa, johdonmukainen viestintä ja mukana on ylimääräisiä etuja, huomaat, että ihmiset ovat yhtä kiinnostuneita ja vangittuja.
1. Viesti mitä odottaa
Yksi tapahtumien tärkeimmistä askeleista on siirtyminen todellisesta maailmasta. Mitä enemmän voit kommunikoida odotettavissa olevista asioista – käyttämällä esityslistaa, verkkosivustoa, jossa on lisätietoja, sähköpostiviestejä, joissa on päivityksiä aikataulusta, ja valokuvia puhuvista – sitä parempi. Tämä hyödyntää ihmisen perustarpeen “tietoinen” kaikista tapahtumista.
Se auttaa myös osallistujia tietämään, onko tapahtuma hyvin jäsennelty ja kannattava, vaikka se olisi “edellytetään” heille. (Vältä virhettä ajatellen, että vaadittu tapahtuma takaa automaattisesti onnistumisen.) Virtuaalitapahtumaa haittaa jo se, että osallistujalla voi olla vieressä istuva älypuhelin tai jopa kotitelevisio ja videopelikonsoli. Jos he tietävät, että siihen käydään yksityiskohtaista keskustelua ja päätöksentekoa, he panevat puhelimen sivuun.
2. Käytä Facebook-tapahtumaominaisuuksia
Facebook-tapahtumaominaisuuksien käytössä on jotain melkein maagista. Ensinnäkin virtuaaliympäristössä, jossa kaikki käyttävät kannettavaa tietokonetta ja käyttävät Zoomia osallistuakseen tapahtumaan, sosiaalisessa mediassa on puhdasta kultaa. Ne tekevät kaikesta vaikuttavan virallisemmalta. Tapahtumaominaisuudet tekevät kuitenkin myös paljon muuta.
Koska olemme kaikki hajamielisiä näinä päivinä, koska meillä on useita yhteydenpitovaihtoehtoja, tapahtuman ominaisuudet lähettävät ilmoitukset muistutuksina ja seuraavat, kuka todella osallistuu ja kuka ohittaa. Nämä tiedot voivat auttaa sinua jokaisessa kokouksessa. Kun pidät yhden tapahtuman, voit seurata menestystä ja ottaa yhteyttä suoraan ohitettuihin. Ja älä aliarvioi vertaispaineen arvoa. Tapahtuman ominaisuudet osoittavat mahdolliset osallistujat, jotka muut ovat suostuneet osallistumaan tapahtumaan.
3. Suunnitelma epäkeskusteluun
Toinen reaalimaailman tapahtumista opittu oppeja on sallia epäkeskusteluja. On houkutus aloittaa liiketoiminta heti, siirtyä suoraan esityslistalle. Vältä tätä skenaariota. Puhumme jälleen kerran hajamielisistä ihmisistä, jotka käyvät kannettavalla tietokoneella. Suurin osa meistä tarvitsee ajanjakson sopeutuakseen virtuaalitapahtumaan osallistumisen omituisuuteen, ja haluamme tuntea osallistujat järjestämättömästi.
Anna ihmisille ainakin 10 minuutin tai enemmän seurata, keskustella säästä ja poiketa jopa henkilökohtaisista asioista. Kukaan ei halua osallistua kokoukseen, jossa on kylmä, steriili esityslista ja yksi pääpuhuva pää. Jopa todellisessa maailmassa, nämä ovat tapahtumia, joista ihmiset ohittavat pois heti, kun ne alkavat.
4. Tee kolme kertaa niin paljon ylennystä
Virtuaalitapahtuman onnistumisen varmistamiseksi on tärkeää muistuttaa osallistujia useita kertoja. Oletetaan, että ihmiset ovat erittäin hajamielisiä, joten sinun on mainostettava tapahtumaa kolme kertaa enemmän tai enemmän. Tähän voi kuulua sähköpostien, tekstiviestien, sosiaalisen median chat-viestien ja muiden kutsujen lähettäminen sen lisäksi, mitä tavallisesti koskaan tekisit. Ymmärrys siitä, kuinka ihmiset käyttävät digitaalista viestintää – toisin sanoen he vierittävät nopeasti menneitä asioita – tarkoittaa, että sinun on liikaa kommunikoida heidän kanssaan ja yrittää kiinnittää heidän kiinnostuksensa ja huomionsa.
Yksi vinkki tässä on seurata kaikkien kutsujen menestystä jokaiselle tapahtumalle. Jos lähetät sähköpostia, varmista, että käytät työkalua, joka voi seurata, avataanko potentiaalisia osallistujia, ja lukea viesti. Jos lähetät sosiaaliseen mediaan, seuraa tykkää ja jaa. Tämä auttaa sinua pysymään tietoisena siitä, kuinka usein kommunikoit tapahtumasta ja mikä on tai ei ole toiminut aiemmin.
5. Kannusta välipala- ja kahviaikaa
Arvaa mitä? Yksi syy siihen, että osallistumme todellisiin henkilökohtaisiin kokouksiin, on ilmaiset välipaloja. Se on ihmisluonto. Virtuaalisessa ympäristössä tämä voi olla haastavaa, mutta ei mahdotonta. Jos päätät pitää yrityskokouksen muutamassa viikossa ja haluat kaikkien osallistuvan kokoukseen, kokeile tarjota samanlaisia kannustimia. Esimerkiksi tapahtumienhallinnan verkkosivustolla EventBrite voit luoda rekisteröintisivun työntekijöillesi. Jos he täyttävät sen ja napsauttavat oikeita vaihtoehtoja kirjautumisen aikana, tarjoa tarjouskoodi ilmaiseksi UberEats-toimitukselle tai ilmainen bagel paikallisessa ruokapaikassa – toimitetaan kokoukselle.
Oletetaan, että suunnittelet uuden tuotteen lanseerausta – lähetä jokaiselle osallistujalle ilmainen kahvikoodi Starbucksilla, jota he voivat käyttää kokoukseen. Tämä käsite saattaa vaikuttaa vanhalta koululta, ja työntekijät tai osallistujat saattavat vain käyttää koodia eivätkä osallistu kokoukseen, mutta ainakin se on yritys matkia reaalimaailman kannustinta, joka todella toimii.
- Katso ammattilaiskonferenssit parhaista neuvottelupuhelimista.
